Die Statistik wird in der Öffentlichkeit oft nur als Veröffentlichung der Ergebnisse oder als das Ausfüllen von Fragebogen wahrgenommen. Die vor- und nachgelagerten Arbeiten sind von aussen oft nicht erkennbar. Dabei ist die Bereitstellung statistischer Informationen ein vielfältiger Prozess, der sich durchaus mit einem Produktionsprozess anderer Güter vergleichen lässt. Um diesen Prozess zu veranschaulichen, wird dieser in sieben Phasen dargestellt.

Für jede Statistik ist der Informationsauftrag zu bestimmen. Ein wesentlicher Informationszweck beispielsweise einer Schülerstatistik auf schweizerischer Ebene besteht in den interkantonalen Vergleichen bezüglich der Verteilung auf die einzelnen Schularten aufgrund der Selektion der Sekundarstufe I. Im Kanton selbst dient die Schülerstatistik als Grundlage für die Schulplanung, aber auch für weitere Fragestellungen wie die Verteilung der Kinder nach ihrer Muttersprache auf die einzelnen Schulen oder die Heterogenität der einzelnen Schulklassen bezüglich schweizerischer oder ausländischer Herkunft. Die Statistik hat diese teils nur vage definierten, teils sehr präzisen Informationsbedürfnisse zu sammeln und in operationale, der Quantifizierung zugängliche Konzepte umzusetzen.

In dieser Phase gilt es zu klären, ob und mit welchen Mitteln der Informationszweck am besten erreicht werden kann. Es gilt, ein theoretisches Gerüst zu finden, das für die Beantwortung der Fragestellung geeignet ist. Bei der Methodenfrage geht es darum, den Merkmalskatalog und die Merkmalsausprägungen zu definieren, die Erhebungsart (Vollerhebung, Stichprobe etc.) und die Auskunftspflicht (obligatorisch oder freiwillig) zu bestimmen. Weiter ist die Frage zu klären, ob eine Indirekterhebung (d.h. nicht die betroffene Person wird selbst befragt) oder eine Direkterhebung durchzuführen sei. Das Erhebungskonzept muss mit anderen Erhebungen sowohl aus inhaltlicher wie organisatorischer Sicht koordiniert sein. Diese Konzeptphase durchläuft einen Entscheidungsprozess, in den die betroffenen Kreise involviert sein müssen und der gleichzeitig hohen wissenschaftlichen Ansprüchen in methodischer Hinsicht genügen muss. Hier werden die Weichen dafür gestellt, dass die statistischen Resultate am Ende des Produktionsprozesses repräsentativ sind, das heisst die Wirklichkeit im Sinne einer besten Annäherung verzerrungsfrei abbilden.

Die Durchführung einer Erhebung bedingt die Bereitstellung der notwendigen Erhebungsmedien, wobei die Datenerhebung auch in elektronischer Form erfolgen kann. Es sind Schnittstellen zu definieren, Wegleitungen zu verfassen und auch Instruktionen für die Erhebungsstellen zu organisieren. Die Erhebung kann auch als sogenannte Sekundärerhebung erfolgen, d.h. die Daten werden über bereits bestehende Administrativdaten erfasst (typisch bei der Lehrkräftestatistik). Die Daten sind möglichst ohne grössere Belastung der befragten Personen zu erheben. Deshalb sind stets bereits vorhandene Administrativdaten in Betracht zu ziehen. In dieser Phase der Datenerhebung müssen die Datenlieferanten unterstützend begleitet werden.

Die erhobenen Daten müssen sodann erfasst, kontrolliert, plausibilisiert und bereinigt werden. Dieser Arbeitsschritt ist oft sehr zeitintensiv, weil Abklärungen für allfällige Korrekturen vorgenommen und in der Regel Rückfragen bei den Datenlieferanten notwendig werden. Ausserdem müssen die erhobenen Daten in die gewünschte Form transformiert werden. Bei Stichprobenerhebungen kommen hierfür komplexe Methoden der Hochrechnung zum Einsatz, die eine grosse Professionalität erfordern. Zu dieser Phase gehört auch eine erste Datenanalyse, die hier der Überprüfung der Resultate dient. Sind die Resultate plausibel? Sind unerklärliche Veränderungen gegenüber den Vorjahren eingetreten? Für diese Überprüfung dienen Referenzdaten auch aus anderen Erhebungen.

Mit der Ermittlung von Resultaten in Zahlenform ist der statistische Prozess aber bei weitem nicht abgeschlossen. Diese müssen vom Statistiker ausgewertet, interpretiert und in Aussagen transformiert werden. Die Datenauswertung erfolgt in Tabellen und Grafiken, für deren Produktion wiederum statistische Methoden und Richtlinien eingesetzt werden. Die Analyse und Interpretation der Daten muss im Bezug auf den begrifflichen Gesamtzusammenhang, der hinter den Daten steht, erfolgen. Die Interpretation statistischer Ergebnisse erfordert eine enge Verbindung von statistisch-methodischen und fachwissenschaftlichen (ökonomischen, demografischen usw.) Kenntnissen.

Die Hauptaufgabe der öffentlichen Statistik in einer Demokratie besteht darin, Grundkenntnisse über die gesellschaftliche Situation und Entwicklung zu erarbeiten und diese allen Interessierten für ihre Meinungsbildung verfügbar zu machen. Sie dient damit der Transparenz. Die Verbreitung der statistischen Ergebnisse, die Datendiffusion ist deshalb eine zentrale Aufgabe der öffentlichen Statistik. Bei der Datenweitergabe können verschiedene Medien gewählt werden. Ein Weg besteht in der Publikation (Medienmitteilungen, Fachpublikationen, Statistisches Jahrbuch, Internet). Die Weitergabe kann auch in Form von Sonderauswertungen für Stellen erfolgen, die diese als Arbeits- und Entscheidgrundlage benötigen.

Die statistischen Daten, die produziert worden sind, werden dokumentiert und archiviert. Dabei ist sicherzustellen, dass sie auch später jederzeit ausgewertet werden können (Sicherheit vor Verlust, Vernichtung). Damit wird auch sicher gestellt, dass die Funktion der Statistik als Teil des kollektiven Gedächtnisses erfüllen kann.